Trasparenza

Procedura per la segnalazione di illeciti e violazioni

secondo decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24

(Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.)

La società Otolift Montascale Srl si è adeguata al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione. Lo scopo di questa procedura è contrastare e prevenire la corruzione e la cattiva amministrazione in azienda.

Otolift Montascale Srl è pronta a garantire la riservatezza e la protezione delle persone che si espongono con segnalazioni e denunce. I clienti/ fornitori di Otolift Montascale Srl che intendano segnalare presunte condotte illecite (fatti di corruzione ed altri reati od altri illeciti amministrativi) di cui sono venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie attività, possono utilizzare l’apposito modulo Google di seguito riportato:

https://docs.google.com/forms/d/1Rc65ulM_NLKkUs7vnMDganD5xPPX8JpAVqk2AGw-mcg/edit?pli=1

In alternativa è possibile utilizzare il modulo QR qui di seguito:

Il modulo Google viene ricevuto in forma anonima dal gruppo di lavoro, composto da persone espressamente autorizzate a gestire le segnalazioni di illecito.

Si rammenta che Otolift Montascale Srl, tutela le persone che effettuano la segnalazione di un presunto illecito e viene garantita la protezione – sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni dei soggetti che si espongono con segnalazioni, denunce.

La segnalazione può essere presentata:

1. utilizzando il modulo Google sopra citato;
2. Scrivendo una mail all’indirizzo di posta elettronica [email protected]
3. Attenzione! Non saranno prese in considerazione le comunicazioni verbali e/o telefoniche e comunque quelle non formalizzate nei modi e nei contenuti indicati nella presente informativa. In particolare, non saranno prese in considerazione le segnalazioni effettuate senza l’utilizzo “Modulo di segnalazione di condotte illecite”, sotto riportato.

Si precisa che:

1. per presentare la segnalazione/comunicazione e per effettuare le successive integrazioni deve essere utilizzato un unico canale tra quelli previsti dalla società;
2. non vanno presentate duplicazioni della stessa segnalazione;
3. La segnalazione deve essere fatta in buona fede e non deve essere fondata su meri sospetti o voci;
4. La segnalazione deve offrire il maggior numero di elementi per consentire alla società di effettuare le dovute verifiche;
5. Possono essere oggetto di segnalazione:

• Segnalazioni vietate:
  • Doglianze o rivendicazioni di carattere personale;
  • Segnalazioni che assumono toni ingiuriosi o contenenti offese personali o giudizi morali o che mirano a ledere l’onore o il decoro personale/ professionale delle persone;
  • l’invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose;
  • l’invio di Segnalazioni che attengono esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività lavorativa e/o professionale del soggetto segnalato;
  • l’invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite a orientamenti sessuali, religiosi, politici o all’origine razziale o etnica del soggetto segnalato;
  • l’invio di Segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il soggetto segnalato.

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 relativamente alla segnalazione di illeciti

Otolift Montascale Srl In qualità di titolare del trattamento con sede legale e operativa in Via Anton Cechov, 1 – 20098, San Giuliano Milanese (MI), la informa che i dati personali forniti attraverso la compilazione del presente modulo di segnalazione, sono trattati in osservanza dei presupposti e nei limiti stabiliti dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR) e dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196, così come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n.101 (di seguito Codice), al fine di definire il procedimento di verifica delle condotte segnalate.

Modalità di trattamento:

Il trattamento dei dati personali potrà avvenire mediante l’utilizzo di strumenti informatici, telematici e manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali sono state raccolti, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza nel rispetto delle indicazioni previste dal GDPR, a partire da quanto indicato dagli artt. Da 5 a 11, e sarà svolto da dipendenti di questa società espressamente autorizzati e istruiti.

Categorie di dati trattati:

I dati presenti nelle segnalazioni saranno trattati esclusivamente dal gruppo di lavoro Whistleblowing. Qualora il Responsabile debba avvalersi di personale aziendale ai fini della gestione delle pratiche di segnalazione, tale personale per tale attività è appositamente autorizzato al trattamento (artt. 4, par. 10, 29, 32, par. 4 Regolamento e art. 2-quadeterdecies del Codice privacy) al trattamento dei dati personali e, di conseguenza, il suddetto personale dovrà attenersi al rispetto delle istruzioni impartite, nonché di quelle più specifiche, connesse ai particolari trattamenti, eventualmente di volta in volta fornite dal Responsabile. È fatto salvo, in ogni caso, l’adempimento, da parte del gruppo di lavoro Whistleblowing e/o dei soggetti che per ragioni di servizio debbano conoscere l’identità del segnalante, degli obblighi di legge cui non è opponibile il diritto all’anonimato del segnalante.

Ai sensi della normativa vigente, nel caso in cui la segnalazione conducesse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà, in alcun modo, rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità. Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile risalire tramite l’esercizio dell’accesso c.d. documentale e c.d. civico generalizzato.

Diffusione dei dati:

Nei casi previsti da disposizioni legislative o, se previsto per legge, i dati personali possono essere comunicati da Otolift Montascale Srl ad altri soggetti, nei limiti strettamente necessari e per la sola finalità per cui si è proceduto alla comunicazione. La diffusione dei dati forniti è possibile solo su espressa previsione di legge, o se previsto per legge e saranno comunicati ai soggetti previsti dal decreto legislativo n. 24/2023. I dati potranno inoltre essere comunicati: all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti, all’ANAC, quali Titolari autonomi del trattamento.

Periodo di conservazione dei dati:

La conservazione dei dati si protrarrà per il tempo strettamente necessario alla conclusione del procedimento. Inoltre, per le attività relative al whistleblowing, finalità a), b), c): i dati trattati verranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.  Per attività relative all’anticorruzione, finalità: tempi di conservazione dei documenti amministrativi

Finalità del trattamento:

a) acquisire le segnalazioni di presunte condotte illecite, delle quali sia venuto a conoscenza l’interessato in ragione del proprio rapporto di servizio con il Titolare, commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con il medesimo;

b) effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione;

c) adottare eventuali e conseguenti provvedimenti;

d) gestione altre attività relative all’anticorruzione.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica di liceità del trattamento dei dati personali “comuni” è rinvenibile, per tutte le finalità, nell’art. 6, par.1, lettera e), GDPR, poiché il trattamento è necessario per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o comunque connessi all’esercizio dei pubblici poteri del Titolare, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità del Titolare.

Per il trattamento di dati “particolari”, la base giuridica è invece rappresentata dall’assolvimento di obblighi e dall’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), RGPD), nonché dall’esecuzione di un compito di interesse pubblico rilevante assegnato dalla legge al Titolare (art. 9, par. 2, lett. g), RGPD), ai sensi dell’art. 2-sexies lett. dd) del D.lgs. 196/2003 e s.m.i..

Per il trattamento dei dati relativi a condanne penali e reati, infine, la base giuridica, ai sensi dell’art. 10, RGPD, è rappresentata dall’obbligo di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), RGPD) e dall’esecuzione di compiti di interesse pubblico assegnati dalla legge al Titolare (art. 6, par. 1, lett. e), RGPD), in ragione dell’art. 2-octies, lett. a) del D.lgs. 196/2003 e s.m.i.

Diritti dell’interessato In ogni momento, Lei potrà esercitare i Suoi diritti con richiesta scritta inviata all’indirizzo postale della sede legale o all’indirizzo mail [email protected]